Satınalma İşlemleri ve Dikkat Edilecek Hususlar

1. Proje yürürlüğe girdikten sonra, proje ihtiyaçlarına uygun satın alma talebi ve mevzuata uygun hazırlanmış teknik şartname her sayfası imzalı olacak şekilde BAP Birimine teslim edilir.
2. Satın alma talepleri ayrı ayrı hazırlanmalıdır:
   • Tüketim malzemesi
   • Hizmet alımı
   • Demirbaş
   • Avans
   • Yolluk
3. BAP Birimi tarafından kontrolleri tamamlanan talepler için;
   BAPSİS onayı ve HYS üzerinden harcama talimatı onayı alınır.
4. Onay sürecinin tamamlanmasının ardından satın alma işlemleri için ilan sürecine geçilir.
   Satın alma ilanları genellikle Cuma günleri yayımlanmaktadır.
5. Satın alma evraklarının, ilan sürecini aksatmayacak şekilde zamanında ve eksiksiz olarak BAP Birimine teslim edilmesine dikkat edilmelidir.
6. İlan süresi sonunda gelen teklifler, BAPSİS üzerinden proje yürütücüsüne iletilir.
7. Proje yürütücüsü, teklifleri teknik şartnameye uygunluk açısından değerlendirir ve;
   • Piyasa Araştırma Tutanağını,
   • Teklif Değerlendirme Tutanağını hazırlar.
8. Teklif Değerlendirme Tutanağında;
   • Tüm alanlar eksiksiz doldurulmalıdır,
   • Proje bütçesi dikkate alınarak, teknik şartnameye uygun ve fiyat açısından en avantajlı teklif seçilmelidir,
   • Teknik şartnameye uymayan teklifler için, uymayan madde ve proje çalışmasına etkisi açıkça belirtilmelidir.
9. Değerlendirme sürecini tamamlayan yürütücü, BAPSİS üzerinden “BAP Birimine Gönder” işlemini yapar ve hazırlanan tutanakları her sayfası imzalı olarak BAP Birimine teslim eder.
10. BAP Birimi tarafından gerekli kontroller yapılır, evraklar hazırlanır ve imza sürecine sunulur.
11. İmzaların tamamlanmasının ardından, siparişler BAPSİS üzerinden ilgili firmaya gönderilir ve sonuç BİLİMAP sistemine bildirilir.

📌 Önemli Hususlar

1. Kamu kurumlarından alım yapılması halinde, 20.03.2025 tarihli ve 9652 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı gereği, idare ile kamu hizmet sunucusu arasında protokol yapılması zorunludur. (Örnek; Bapsis Diğer Formalar-Hizmet Alımı Protokolü (Avans)
2. 20.03.2025 tarihli ve 9652 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı gereği; mal veya hizmet tesliminin bir defada yapılmaması, idarenin talebine göre belirli aralıklarla gerçekleştirilmesi durumunda sözleşme imzalanması ve teminat alınması zorunludur (yazılım vb.).
3. Avans talepleri, ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılır. Avans yalnızca zorunlu hallerde verilir. Avans, hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. Avans alınmadan harcama yapılamaz. Avanslardan harcanılan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması hâlinde bir ay içinde BAP birimine verilmesi ve artan tutarın iade ederek hesabın kapatılması gereklidir. Avans kapatılmadıkça aynı iş için tekrar avans verilmez. Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın mahsubunda kabul edilemez. İşin tamamlanmasından sonra mahsup süresinin bitmesini beklenmeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde avans artığının iade edilmesi ve süresinde mahsubun yapılarak avansın kapatılması gereklidir.
4. Akaryakıt talepleri için; avans satın alma talebi, avans formu, banka hesap formu ve proje çalışma programı ile uyumlu olacak şekilde hazırlanmış; gerekliliği ve zorunluluğu açıkça ortaya koyan, gidilecek güzergâhları ve km–litre hesaplamalarını içeren avans dilekçesi, her sayfası imzalı olacak şekilde BAP Birimine teslim edilir.
5. Etanol / Metanol alımları için, yapılması gereken işlemler hakkında detaylı bilgilendirme ve süreç adımlarına BAP  WEB Sayfası duyurular bölümünde bulunan Etanol/Metanol Alımı için Yapılması Gereken İşlemler bağlantıdan ulaşabilirsiniz.
6. Proje kapsamındaki yolluk yevmiye talepleri BAPSİS üzerinden yapılarak en az bir hafta önce BAP birimine ıslak imzalı olarak iletilmelidir. Yolluk yevmiye taleplerinin ekinde araştırmacıların kadrolarının bulunduğu birimini Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Makamı Oluru eklenmelidir. Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Makamı Oluru evraklarında yolluk yevmiyenin onaylanan proje bütçesini geçmeyecek şekilde BAP bütçesinden karşılanacağı belirtilmelidir. Yolluk tutarları mutat ve ekonomik olan taşıtlara ait hakiki yol masrafı (Her yıl Büyükşehir Belediyesinin belirlediği rayiç bedeller ya da sunulan biletteki tutar.) üzerinden ödenir. Yevmiye bedelleri görevle gidilen yerde geçirilecek her tam gün için Bütçe Kanununun H cetvelindeki tutarlar kadar tam olarak, buralarda ve yolda öğle (saat 13.00) ve akşam (saat 19.00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ödenir.

Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği İçin ;

• Bilimsel etkinliklere katılmadan en az 30 gün önce (Yönetim Kurul Kararı, Rektörlük Oluru vb. yazışmaların tamamlanması amacıyla) BAPSİS üzerinden oluşturulan seyahat harcama talebi, kabul/davet yazısı, bildiri özeti ve Kongrede Görevlendirilen Öğretim Elemanlarına Ait Gerekçe Formu ile birlikte BAP Koordinasyon Birimi’ne başvuruda bulunulması gerekmektedir. Kongre tarihinden sonra talep edilen görevlendirmeler işleme alınmayacaktır.
•  
• Uygun bulunan talepler için BAP Birimi tarafından EBYS üzerinden ilgili birim ve yürütücüye destek yazısı gönderilir. Bu yazıya istinaden ilgili birim tarafından Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Oluru alınır.

            Kongreye katılım sonrasında aşağıdaki belgeler BAP Birimine teslim edilir:

• Yönetim Kurulu Kararı
• Rektörlük Oluru
• Katılım Belgesi (aslı veya “aslı gibidir” onaylı fotokopisi)
• Fatura
• Yabancı dildeki belgelerin Türkçe tercümeleri (“tercüme tarafımdan yapılmıştır” ibareli ve imzalı)
• Kongre programı ve kongre ücretini gösteren sayfa
• Pasaport fotokopisi
• Uçak e-bilet ve faturası